政府統計處的職員向貿易商及貨運商講解部門處理貿易文件的工作。
 
政府統計處實施資源增值計劃的過程並非完全順利。對一個已相當精簡的部門,如政府統計處來說,一方面要節省開支,另一方面又要保持優質服務和滿足新服務需求,是一項挑戰。雖然如此,政府統計處對這項挑戰即時作出積極的回應,並從四個重點茪漹蘑了有效的行動,包括工序重整、與受訪機構增強合作關係、架構重組及採用資訊科技。下文載述的例子,充份說明政府統計處如何透過這四方面的工作,令部門在二零零一至零二年度可節省1,730萬元的開支。

工序重整
部別主管經常檢討轄下工作單位的職責,以便簡化工作程序。以貿易統計科為例,進出口報關貨物分類制度的更新工作,已分散至不同組別,由具備進出口貨物類別專門知識的人員處理。專門化不單提高了效率,更加快了貨物分類制度的更新工作。

二零零一年人口普查是另一例子。政府統計處詳細研究並重新設計對非住宅樓宇進行的外勤工作程序。普查期間,統計員無需到那些在普查前經大廈管理處確定為通常無人居住的非住宅樓宇進行訪問。外勤訪問次數和所需的臨時外勤人員數目因而減少。

與受訪機構增強合作關係
發布統計數據及時與否取決於受訪者是否合作。因此,經濟統計(一)部率先為貿易商和運輸商舉辦研討會,並向他們派發宣傳資料,讓他們知道遞交進出口報關表和貨物艙單的正確方法。經濟統計(二)部則安排人員到各大公司進行親善訪問,向其高層管理人員解釋政府統計處進行統計調查的目的和及時交回問卷的重要性。上述兩個部別均實施「一員接觸」方式,由一名人員處理一名受訪者/一間公司的所有統計問卷,並解答該受訪者/公司的查詢,以減輕獲抽選參加多項統計調查的受訪者/公司的負擔。上述措施加快了數據搜集工作,並改善數據的素質。

架構重組
經審慎考慮和周詳的物流策劃後,政府統計處進行了一些重組行動。例如,負責處理陸運艙單的幾個分組已合併,以減省行政費用和簡化督導工作。此外,經檢討員工的工作量和職責後,兩個資料處理科別亦隨之合併。

採用資訊科技
政府統計處最近利用由地政總署提供的資料,發展了數碼式地圖系統,以便進行住戶統計調查和人口普查。數碼式地圖取代了約3,000張載有全港所有屋宇單位地址的紙張地圖,令系統更有效率,在處理資料方面更具靈活性。利用該系統檢索資料十分容易,修改地圖也很方便,更新地圖的外勤訪問次數因而減少了。

政府統計處辦公室自動化計劃的進度令人滿意。各部/科/組的主管均有自己的個人電腦,而其他員工則可共用電腦。現時,部門內共安裝了約1,100台個人電腦,以方便內部通訊和提高工作效率。此外,電子數據填報系統和電腦輔助數據審核已應用在不少工作範疇上,外勤人員親身審核數據的次數因此而減少,但數據的素質則不受影響。

上述措施得以實行,有賴全體職員全心投入。為了令員工團結一致,所有科/組別主管會繼續定期和下屬進行討論,加深彼此的了解,建立共同目標。政府統計處會繼續探討更多創新和有效的方法,力求改進,竭誠為市民提供更具成本效益的服務。

政府統計處
二零零一年十月

 
職員正將紙張地圖上的資料轉為數碼形式。使用數碼式地圖替代紙張地圖,可以提高工作效率。
 
 

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