公司查册 你问我答
财库局早前向立法会财经事务委员会提交文件，建议实施现行《公司条例》中保护公司登记册上个人资料的有关条文，我亦将于4月9日到立法会向委员简介建议及听取意见。在提交文件后社会各界对拟实施的条文有不少讨论、疑问甚至误解。继周三发布了新闻稿后，我希望通过这篇网志的「五问五答」，向大家解释建议实施条文的政策考虑。
- 相关条文已在2012年通过的《公司条例》中订明，为何九年后的今天才有实施条文的需要？
2012年的社会环境及政治形势与今天比较实在不可同日而语。面对更倚重网络平台及社交媒体作沟通渠道的今天，「起底」后所得的个人资料更容易在网上广泛及快速地传播，为受害人带来更大伤害。个人资料私隐专员公署于2019年6月至2020年年底共处理超过5,400宗有关「起底」的个案，揭示了有关问题的严重性。我们不能再容许个人资料被「武器化」，用作伤害被「起底」的人士。事实上，《公司条例》下就公众查册目的一直有明确规定，例如确定某公司的董事或其他人员的身分。所有人士都应在符合公共登记册用途的前提下索取和使用资料，非必要的资料应当受到保护，没有人可有特权。个人资料私隐专员公署亦欢迎政府加强保障个人私隐的措施。
在今年一月举行的立法会政制事务委员会会议上，多位议员表达了对「起底」问题的关注。其中，李慧琼议员及陈健波议员发言时都指出了公司登记册公开董事住址和身分证号码的安排，有可能令个人资料被滥用并助长「起底」问题。我们这次拟实施的相关条文，正好积极地回应了多位议员的务实建议。
- 条文实施后不再可以有公司查册安排？
在新查册安排实施后，所有查册人士将可继续取览公司登记册上的公司董事资料，当中包括董事个人的通讯地址（以取代现有的个人住址）和部分身分识别号码（就香港身分证而言，为字母另加三个数字），其他现时可查阅的资料仍然可供查阅。这些资料连同董事的姓名及公司名称，已足够让查册人士辨认有关董事的身分。
- 删去登记册上部分个人资料，会影响商业运作以至劳工权益？
在实施新查册安排的建议中，我们已兼顾对不同持分者的影响，亦将引入「指明人士」安排容许透过申请取得完整个人资料。以下简述几个媒体讨论较多的持分者组别：
公司小股东：在新查册安排下，可透过申请取得完整受保护资料的「指明人士」将包括公司股东，小股东的权益得以保障。
需进行客户尽职审查的金融机构及专业团体：在新查册安排实施后，金融机构及专业团体将可继续透过现行机制即时取得董事个人的通讯地址和部分身分识别号码。这些资料连同董事的姓名及公司名称，已足够确认有关董事的身分。然而，有关机构若仍要取得董事的受保护资料，他们可在获得有关人士授权后向公司註册处申请取得。我们留意到香港上市公司商会亦对新查册安排表示贊同，认为做法能合理和合适地平衡公司董事的个人私隐权和业务往来知情权的需要。
在劳资纠纷中需追讨欠薪的僱员：在符合《公司条例》相关条文订明的情况下，有充分利害关系的人士可寻求法院颁令，取得公司登记册内受保护的完整个人资料。如通讯地址失效，公司註册处处长亦可提供董事的住址让公众查阅。此外，政府部门及执法机关（包括劳工处）亦可经公司註册处取得受保护的完整个人资料，以进行执法工作。
- 与国际上其他地区比较，香港拟实施的条文过于严厉？
我们拟实施的条文与其他普通法司法管辖区做法相若。英国、澳洲等地的公众登记册上都没有载列个人身分识别号码。就董事住址方面，英国的公司法订明，每名董事可选择把供送达文件的地址载入公众纪录，而住址则备存于另一纪录之内，只限指定的公共主管当局等机构取览。有其他司法管辖区容许公司董事提供「替代地址」，取代必须提供住址的要求。
- 传媒不可进行公司查册为报道搜集资料？
如在以上第二条答问所述，在新查册安排实施后，所有查册人士将可继续取览公司登记册上公司董事的资料。传媒亦可继续以填报目前第七项（即为了确定该公司、其董事或其他高级人员、或其前董事（如有的话）的详情）作查册目的并透过现行机制即时取得董事个人的通讯地址和部分身分识别号码，以辨认有关董事的身分。
总结：新安排合理平衡
新查册安排在继续容许公众获取所需个人资料以确定公司的董事和其他主要人员的身分，以及保障个人私隐之间已经取得了合理平衡。事实上，个人资料私隐专员公署早于2015年发表报告，当中指出从公共登记册取览的个人资料，如在使用方面没有考虑到原本收集资料及将其公开披露的目的，又或没有适当的保障措施，会引发一连串的私隐风险，因而损害资料当事人的利益，并建议政府应把握契机恢復先前提出的建议，限制披露向公司註册处提供的公司董事身分证明文件号码及住址。当清晰看到社会上有人将个人资料「武器化」，以「起底」方式来伤害他人时，我们的确有责任采取措施堵塞漏洞。
2021年4月4日