回应意见 优化查册

我们在今年四月向立法会财经事务委员会建议，实施现行《公司条例》中保护公司登记册上个人资料的相关条文。将来登记册上会以董事的通讯地址取代通常住址并只显示部分身分识别号码[1]，供公众查阅。法例下的指明人士[2]，例如获当事人授权人士、清盘人及公职人员等，则可向公司注册处处长提出取得董事通常住址及完整身分识别号码。经广泛听取社会各界意见，我们收到不少优化安排的建议。本著平衡公众获取所需公司资料及保障个人私隐的「初心」，我们将在实施新安排时加入多项法例及行政优化措施。

1. 纳入更多指明人士

在拟定新安排所需的附属法例时，我们计划将执业会计师、于律师行执业的律师、银行，以及其他受《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》下规管的金融机构[3]及指定非金融企业及行业人士[4]，纳入为指明人士。在与业界交流过后，我们仔细研究了相关工作涵盖范围及流程，理解金融及专业机构在进行有关金融及商业交易的合规及尽职审查（例如防范洗钱及恐怖分子筹集资金等）工作时，未必轻易获得有关董事的授权以取览其完整资料。而律师处理司法程序事宜时，亦有机会须适时取得董事的完整资料以传递法律文件。将上述人士／机构纳入为「指明人士」，有助确保香港金融、商业及公司管治制度的稳健，以及继续维持打击洗钱制度的高效水平。

要特别指出的是，获纳入的指明人士取得的董事个人资料，只可严格地用于其负责的职能。如个人资料遭滥用，相关人士除了可能触犯法例，亦或须面对监管机构或其所属专业组织的纪律聆讯及/或处分。

2. 识别一人出任多间公司董事的情况

除了提供个别公司董事的详情外，公司登记册亦有助公众识别一人出任多间公司董事的情况（cross-directorship）。识别cross-directorship有其广泛用途：在金融及商业交易中，有助评估关连交易（connected transactions）情况；在进行雇佣权益申索时，有助雇员了解雇主是否出任其他公司董事。在新查册安排下，我们将通过数据处理及整合排序，即使只提供部分身分识别号码，仍然一目了然显示董事的cross-directorship。这方法与部分业界组织建议的唯一董事识别号码（Unique Director Identification Number）有异曲同工之处。具体显示格式尚待研究，在此可以简化示意图说明我们的构想。

3. 识别同名不同人的情况

我们早前已经澄清，在新查册安排实施后，所有查册人士可继续取览公司登记册上的董事通讯地址和部分身分识别号码，连同董事的姓名，一般已足够让查册人士辨认有关董事的身分。在极少数情况下，当全名及部分身分识别号码完全相同，而实际上纪录属于不同人时，公司登记册将提供身分识别号码中的额外数字。相关措施将可确保有效识别及区分董事的身分。

4. 更严格执行董事须按身份证明文件填写姓名的要求

按目前要求，董事应根据其身份证明文件上的姓名填报提交予公司注册处的资料。日后公司注册处将更严格执行此要求，以加强董事资料的统一性，例如在发现同一董事以不同姓名格式于不同公司填报资料时，会要求有关董事跟进及修改已登记的错误资料。

5. 保障劳工权益

在新的查册安排下，劳工处作为公职人员将属于法例下的指明人士，必要时可取得公司董事的通常住址及完整身分识别号码处理公务。因此，劳工处现时在雇员权益保障上的各项服务及职责，包括调停劳资纠纷、协助雇员申请破产欠薪保障基金特惠款项，以及根据相关劳工法例开展刑事诉讼等，皆不会受到新查册安排的影响。我们将与劳工处合作，向劳工团体简介他们可如何继续使用公司登记册上的资料以及劳工处的服务，协助雇员进行雇佣权益申索。

在广泛听取社会意见后，我们优化了公司登记册的查册安排建议，一方面在法例上纳入更多指明人士，确保金融及专业界别的工作得以有效进行。另一方面，我们亦通过行政及技术措施，加强公司登记册在数据整合及展示上的辨识度。优化安排建议平衡了公众获取资料及保障私隐的需要，同时防范公司登记册内个人资料被用作「起底」的滥用情况。相关附属法例将在六月下旬呈交到立法会审议，并拟按计划分阶段实施。

[1] 就香港身份证而言，为字母及首三个数字

[2] 我们原先建议的「指明人士」完整名单包括资料当事人、获资料当事人授权人士、公司的成员、清盘人、破产案受讬人、公职人员或公共机构，及根据法例获委任或担任负责执行法定职能而须使用完整个人资料的人士／机构，包括《公司条例》第838(1)条所界定的审查员、根据《受讬人条例》(第29章)第95(1)条委任的视察员；《证券及期货条例》(第571章)附表1第1部第1条所界定的认可结算所、认可交易所、认可控制人及认可投资者赔偿公司；以及根据《打击洗钱及恐怖分子资金筹集条例》(第615章)第11(1)条获指示或委任进行调查的人。

[3] 包括证券公司、保险公司、金钱服务经营者和储值支付工具持牌人等

[4] 包括地产代理及信讬或公司服务提供者

2021年6月12日