政府開支是按總目及分目予以批核和控制的。雖然分目與分目之間可以互相轉帳,但這種控制局或部門開支的傳統方法,必定會限制資源管理方面的靈活性及妨礙其革新。在立法會財務委員會的同意下,我們選出了五個政府部門,由一九九九至二零零零年度起,試行以整筆撥款方式運作。這五個部門是香港警務處、庫務署、知識產權署、公務員培訓處和申訴專員公署。如以整筆撥款方式獲取資源,除另有規定外,有關部門的所有經常開支均列入單一個有現金支出限額的分目下。員工開支與非員工開支不再分開控制。根據該試驗計劃,我們會就這些以整筆撥款方式獲取資源的部門的靈活運作情況,按季向立法會財務委員會提交報告。我們打算在二零零零至零一年度全面評估該計劃,並由二零零一至零二年度起,把整筆撥款運作模式擴展至更多的局和部門。事實上,以整筆撥款方式運作,並非新構思。立法會行政管理委員會於一九九四年成立時,已開始以整筆撥款方式運作。在今期的通訊,我們邀請了該管理委員會的管制人員,即立法會秘書處秘書長馮載祥太平紳士撰文,談談該秘書處在資源增值方面的工作。

 

立法會行政管理委員會

立法會行政管理委員會(“管理委員會”)負責監督為立法會及其議員所提供的行政支援服務。自一九九四年成立以來,管理委員會一直透過立法會秘書處以整筆撥款的方式獲取資源來運作。雖然管理委員會的行政完全獨立,但其員工的整套薪酬福利條件,大致仍須與公務員看齊。此外,在獲取財政撥款方面,管理委員會跟其他部門一樣,須依循相同的程序辦理。因此,「資源增值計劃」亦適用於管理委員會。

管理委員會的開支總目下的經常開支有兩個分目:一個用以支付立法會議員酬金及運作開支償款,另一個用以支付秘書處在職員薪酬及部門開支方面的運作開支。這兩個分目的款項不能互相轉撥。

由於有超過85%的秘書處運作開支用作支付職員薪酬,因此,最遲在二零零二至零三年度須達到將資源增值5%的目標,必定對員工有影響。為了達致這目標而不影響或降低服務的質素及水平,秘書處已採取多項措施。

重新設計運作程序

議會事務部1及議會事務部2

各事務委員會和委員會以往由議會事務部1和議會事務部2的委員會秘書(及助理秘書)提供支援服務,而研究服務則由資料研究及圖書館服務部的研究主任提供。由於委員會秘書在他們負責的範疇已有較多經驗,他們現負責執行第一層研究工作,例如調查實情和蒐集資料,這樣,研究主任就可更專注進行深入的研究和資料分析工作。

秘書處只有很少時間做準備工作。為確保供議員參閱的文件能以中英文同時發出,委員會秘書必須以中英文擬備簡單的公告和通告,這樣可省卻跨部的翻譯程序。

如果為委員會秘書提供中文運用的培訓,並盡量把會議的後勤工作交給文書和秘書人員負責,委員會秘書便可承擔以上額外的研究和翻譯工作。新程序訂妥後,16個助理秘書(定於高級行政主任職級)職位中,有兩個將予刪除。

翻譯及傳譯部

翻譯及傳譯部分兩個組別,一個為各事務委員會及委員會提供服務,另一個負責編製議事錄報告,即立法會會議過程的逐字記錄。以往,每組都有一組中文文字處理員。現在由於每名中文主任均獲分配一部個人電腦,並已接受中文輸入法訓練,由中文文字處理員打印的中文譯本數量已減少。為了善用人力資源,秘書處把兩組中文文字處理員合併,並削減人手。中文文字處理員的工作現多是謄正已審核的稿件、製定文件的格式及編製圖表。

翻譯程序亦有所改變。以往翻譯工作分兩個步驟進行,先由中文主任翻譯,再由高級中文主任審核,現在則視乎文件的複雜程度而決定由中文主任抑或由高級中文主任翻譯。換言之,翻譯人員的專業知識、文件的複雜程度及重要性等因素決定譯稿需要審核的程度。這項改變縮短了處理時間,也減少所需的資源。

為了從根本上減輕翻譯工作量,我們鼓勵秘書處人員以中文或中英文撰寫文件/信件,而無須倚賴翻譯及傳譯部的協助。

26個中文主任職位中,有六個最終將由兩個高級中文主任職位取代。

除提供培訓外,改善基礎設施亦有助成功落實上述計劃。舉例來說,現已按需要為各人員提供已聯網的電腦。他們可透過網絡甚至互聯網搜尋標準用語及資料。這些設施包括由法定語文事務署提供,可讓所有人員查閱的聯線電子辭彙,其資料庫亦會把立法會的最新用語載入。

削減署任及逾時工作津貼

秘書處已實施一項有關發放署任津貼的新安排。以往如有人員休假兩星期或以上,秘書處會按照政府的慣例,向在該段期間承擔額外職務的署任人員發放署任津貼。現在只有連續署任超過三個月的人員,才會獲發放署任津貼。在批准發放署任津貼之前,秘書長亦須確定須署任的職位是一個實際空缺,或額外工作如沒有署任人員負責,即須聘請臨時人員處理;以及有關的署任不會導致連續性署任,因而須發放署任津貼。

不發放署任津貼,由一兩名同事擔任額外工作,同組人員就必須分擔有關的工作。減輕由某一人承擔的額外職務,可紓緩金錢補償的需求,尤以涉及期間較短者為然。

立法會工作人員和議員往往在朝九晚五以外的時間還要工作很久。實施彈性工作時間後,輔助人員投閒置散和逾時工作的情況便得以減少。立法會同事越來越感受到市民的需要,因此完全明白必須靈活安排工作時間。

環保工作

立法會議員和員工一直都有高度環保意識。「資源增值計劃」令開支進一步減縮。管理委員會藉此機會,檢討紙張、電力等的使用情況。除修改使用程序外,還探討其他可供選擇的方法。雙面印刷和關掉不需用的電燈,已成為大家認同的做法。複印本盡可能以電子郵件和通告代替。因過時或修訂程序而出現過剩或變得不需要的物品,就不再生產。

以整筆撥款方式獲取資源

刪除職位會減低工作繁忙時期的應變能力。因此,節省的款項有部分會預留作僱用臨時職員或採用外界提供的服務之用,但須符合若干準則,例如在一段時期內會議數目超出某一限定數目。此外,在個人薪酬項下的節省款項,也可用於部門開支方面,反之亦然。由於秘書處的服務是按需求而提供的,個人薪酬和部門開支項下的撥款能靈活轉帳,對調撥資源以應付突發事件至為重要。

此外,由於管理委員會獲准把盈餘留作儲備,因此無須在財政年度結束前盡用所有撥款,而只須按正常程序,在有需要時採用外界提供的服務。

達致「資源增值計劃」的目標

立法會秘書處在達致「資源增值計劃」的目標方面所得的經驗,可歸納如下:

.培訓多技能的員工

.精簡工作程序

.合併工作、簡化程序及減少經辦單位

.利用資訊科技

.加強團隊工作

各項工作進展良好。沒有員工會因推行「資源增值計劃」而成為過剩人員,而刪減職位的目標會藉自然流失而達致。由於員工對工作有較大的控制權,少了挫敗感,他們的工作更為充實,自會更為投入。各項工序的周轉時間亦會縮減。無論對外對內,員工都更重以客為本這個信念。顧客稱心滿意,就是我們的成功﹗

 


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