在各部門首長和職系首長的共同努力下，二零零零至零一年度的公務員總編制將會減省6 700個職位。因此，我們有信心可在二零零二至零三年度完結前刪減10 000個職位，達致財政司司長在發表二零零零年《財政預算案演詞》時所公布「控制公務員編制」的目標。我們相信，縮減編制可使公務員隊伍變得更精簡能幹，並能鼓勵各人員更大膽探索，致力以創新而更富成效的方法服務市民。屋宇署、衛生署、運輸署和庫務署四個部門現就其縮減編制過程中所遇到的種種問題，撰文與我們分享他們的苦與樂。

屋宇署

多星期以來，我們都為刪減編制這個問題絞盡腦汁。因為就算只是些微的人手縮減，我們便會捉襟見肘，無法達到預期的工作目標。

對屋宇署上下全體同事來說，這項工作難度極高。經過多星期的費煞思量，前線工作人員以至高層督導人員都覺得我們實在無法刪減任何一個職位，原因是除了需要清理大量積壓的工作外，還要執行部門的新措施。目前，尚未清拆的違例建築工程多達800 000項！

首長級高層人員在詳細研究過人力計劃後，最後作出大膽的決定，向當局特別申請要求保留現時所有懸空的職位，以應付未來數年，對大量核心常額人員的需求。

七月十四日，我們接獲通知，結果令人喜出望外。我們竟然沒有被人炮轟不縮減編制，反而如願以償 — 可以保留30個現時懸空的職位和125個已獲撥款的職位。從這件事可見，公務員事務局／庫務局聯合委員會非常通情達理，他們體諒個別部門的情況，以持平開放的態度處理每宗申請，確保每個部門均能有效地運作。

衛生署

為了貫徹執行當局控制公務員編制的政策，衛生署採取了多項積極措施，以作配合。由於在推行「資源增值計劃」時已奠定良好的基礎，我們得以在完成任務的同時，維持為市民提供服務的質素。

衛生署在制訂人力資源計劃時，已認真檢討部門的人手需求和部署、重行調配人手的機會，以及其他提供服務的方法。採取的措施主要包括︰減省若干使用率較低的診所人手；重新調配現有人手以應付新增服務的需求；透過更完善的網絡把服務集中起來；重訂及調整職級以配合服務需求；以及把支援服務外判以提高成本效益。這項工作在提供服務和人手安排方面啟發了新意念，同時亦讓員工更加明白，不論是私人或公營機構，成本效益都是生存立足的關鍵。在這個過程中，衛生署一直與員工保持溝通，並向他們解釋這項工作的影響，希望員工加以支持及作出承擔。

透過上述種種安排，衛生署將有478個職位可予刪除或放棄開設，相當於部門編制約6.8% 。這個目標會藉著自然流失或重新調配人手而達致，因此不會引致人手過剩的問題。刪除這些職位後，騰出的資源除會用來以其他方式改善現有服務外，還可以讓我們一次過達到資源增值5% 的目標。這樣我們便可更靈活地調配從其他資源增值計劃項目節省所得的資源，供新增或改善服務之用。

由首長級高層人員領導的檢討小組將成為常設機制。本署會繼續鼓勵員工提出更多富創意的建議，以革新方式提供服務和進行改善工作。

運輸署

為了監督「資源增值計劃」的推行，運輸署於一九九八年成立了一個以運輸署署長為首的策劃委員會，成員包括署內的首長級高層人員。委員會明白到部門有需要採取更佳的管理措施和善用現有資源，以提高生產力、提供新服務和改善現有服務。一方面，部門確實有需要建立一支精簡幹練的工作隊伍；另一方面則應向員工提供方法及資源，讓他們可以靈活應變，迎接未來的挑戰。

我們根據這個指導原則，審慎研究了署內的人手情況，並建議在二零零二至零三年度完結前，透過自然流失／重行調配，削減編制6.3%，即89個職位。為此，我們會重新設計現行工作程序及工作流程、檢討人手需求和重新調配資源，以配合部門須優先處理的工作。我們會把非核心工作外判予私營機構，或聘用非公務員合約僱員執行，從而集中公務員處理一些可提高效益的核心工作。

整個過程委實困難重重，幸好管職雙方都能互諒互讓，共同努力，取得成果。要控制部門編制，又不損服務質素，我們採取了一項有效措施，就是提高員工士氣，增強團隊精神。我們舉辦了工作坊和優質管理論壇，讓前線同事參加。此外，由一九九九年起，我們每年進行一次員工意見調查，探討員工對本身工作和部門管理方法的意見。部門內每個分部都會匯報調查結果，並制訂行動計劃，解決員工所提出的問題。這種雙向協商的溝通，帶動了合作勢頭，使部門同事上下一心，一起為運輸署開拓新里程。

除「適度調節」部門架構外，我們也著意為員工建立有利工作的環境。我們利用節省的款項，開設專業職系中需求迫切的職位，並推行其他措施，例如加強資訊科技支援、改善辦公室設備／家具、進行顧問研究、僱用服務、提供輔導服務等。

公務員事務局／庫務局聯合委員會破例批准運輸署招募運輸主任及工程師，對部門來說，是個喜訊。委員會實事求是和靈活的處事手法，肯定部門的成就和需要，實有助部門達到目標。

我們已作出檢討，看看部門如何加以配合，以滿足社會日益增多和不斷轉變的期望。我們承諾會繼續密切監察，採取適當的措施及繼續提供優質公共服務。我們對資源局及決策局給予我們的支持深表謝意。

庫務署

庫務署的節省成本措施雖然奏效，但我們沒有因此而感到自滿。儘管本署是數個能夠在二零零零至零一年度完結前一次過達到把資源增值5% 的目標的部門之一，但隨著財政司司長在二零零零年三月宣布政府致力在未來三年，即二零零零至零一年，二零零一至零二年，和二零零二至零三年，將公務員編制減省10 000個職位後，我們便開始對部門的運作及人力需求進行另一次全面檢討。

庫務署副署長尹達先生表示︰「這項檢討的主要目的，是要研究部門可否刪除在上一個財政年度完結時仍然懸空的職位及可否放棄於二零零零至零一年度已獲撥款開設的一個職位，以及是否有其他更佳的方法及方式，可以提供更具成本效益的服務。我們進行檢討的其中一個基本原則，是必須維持為顧客提供的服務質素。」

檢討完成後，我們制訂了一套計劃，透過實施一系列措施，以期在二零零二至零三年度完結前削減約10% 的編制，即74個職位。

這些措施包括︰

廣泛使用新科技

庫務署會繼續努力，鼓勵市民以自動轉帳或其他電子方式，例如透過電話及自動櫃員機，繳付政府帳單。由於預期會有更多新的付款方法推出，並會廣為市民接受，以郵遞或親身到庫務署各分署櫃檯繳付的政府帳單數目將會減少。因此，郵匯分組及各分署將有部分職位可予刪減。

精簡工序

有關檢討亦研究是否可精簡庫務署某些組別，包括內部稽核組及收發處的工序及其他有關程序，以便更有效地使用人力資源。

外判工作

為使運作更具成本效益，庫務署現計劃由二零零一至零二年度起，分兩階段把電腦部的資料處理工作外判，但須視乎資訊科技署能否把現時派駐庫務署工作的資料處理員職系人員適當地重行調配。

庫務署認為上述的計劃是否可行，在很大程度上取決於公務員自願退休計劃能否成功地推行，因為大部分受計劃影響的人員是屬於文書人員、資料處理員及產業看管員等職系。

我們會繼續致力改善服務，並確保政府開支合乎最高的經濟效益。